Necesidad de automatizar e integrar sus procesos

Actuando en un sector extremadamente reglamentado, la farmacéutica identificó la necesidad de automatizar e integrar sus procesos, ya que muchas actividades eran manuales, realizadas por medio de formularios en papel, con firmas físicas, planillas Excel y e-mails, lo que dificultaba el control de las acciones y la rastreabilidad de los documentos, generando cuellos de botella, atrasos y retrabajos. El gerente de TI de Hypofarma, Giulio Chiabi, recuerda que no era posible acompañar la situación de los procesos de Registro de No Conformidad (RNC), Control de Cambios (CM) y Registro de Ocurrencia de SAC (ROST) en tiempo real y la visibilidad del progreso de los planes de acción, generados a partir de esos procesos, era deficiente.

“Por involucrar formularios en papel, el debido control de la documentación demandaba elevado esfuerzo y la rastreabilidad era deficiente. Además, el no cumplimiento de plazos de los planes de acción era frecuente por no contar con herramientas de gestión con notificaciones de tareas pendientes y atrasos”, cuenta.

Transformación digital al integrar su ERP

Hypofarma dio un paso importante en el proceso de transformación digital al integrar su ERPa SoftExpert Excellence Suite, facilitando la rastreabilidad de los productos, optimizando las atenciones y centralizando el control de las informaciones. Para Chiabi, los rigurosos procesos de control de documentos, la digitalización de flujos y la rastreabilidad total provista por SoftExpert fueron factores preponderantes para que Hypofarma implantase la suite en sus operaciones. Él comenta que la solución proporciona visibilidad total sobre el progreso de los flujos y las acciones en ejecución, con acompañamiento en línea de plazos y status.

“Con la implantación de los componentes Proceso, Problema y Formulario, el progreso de los procesos y de los planes de acción pasaron a ser administrados en tiempo real. Ninguna tarea o acción queda pendiente de ejecución sin el conocimiento de los responsables y gestores”, puntúa.

Actualmente, las áreas que usan la solución son: Garantía de Calidad, Producción Farmacéutica, Desarrollo de Productos, Control de Calidad, Desarrollo Analítico, Ingeniería y Mantenimiento, Logística, Asuntos Regulatorios, RRHH y TI.

Chiabi refuerza también cómo la gestión de los procesos críticos de Calidad en una plataforma web es fundamental, principalmente en tiempos de trabajo remoto. “El uso de formularios electrónicos, flujos de procesos automatizados y firmas electrónicas garantizó la integridad de datos y la debida rastreabilidad, permitiendo que nuestros colaboradores ejecuten sus actividades independientemente del local físico”, afirma.

Gestión de los flujos de registro de no conformidad

El gerente de TI de Hypofarma, Giulio Chiabi, cuenta que los requisitos de rastreabilidad e integridad de datos, exigidos por las normas regulatorias de Anvisa, fueron atendidos en todas las etapas de validación del sistema. “De este modo, tenemos total confiabilidad de que nuestros medicamentos están siendo producidos dentro de los más rigurosos criterios de seguridad y eficacia”, comenta.   Chiabi refuerza además que la implantación de la solución representó un divisor de aguas en la jornada de transformación digital de la empresa y afirma que las nuevas iniciativas de automación de procesos serán direccionadas prioritariamente a la plataforma SoftExpert. “La integración desarrollada con nuestro ERP amplió las posibilidades de uso compartido de informaciones entre las herramientas, volviéndolas soluciones entrelazadas para mejora de nuestros procesos”.

Con la automatización, que incluye workflows, firmas y formularios electrónicos, la compañía también redujo en 30% el consumo de papel. Además, los procesos y planes de acción pasaron a ser administrados en tiempo real, generando notificaciones frecuentes para los responsables por las acciones y, consiguientemente, potencializando la gestión de los flujos de registro de no conformidad, el control de cambios y el registro de ocurrencias de SAC.

Diferenciales SoftExpert

•  Baja complejidad de implantación
• Óptima relación costo x beneficio
• Componentes integrados
• Software Ágil
• Plataforma en nube