Praticité et rapidité dans la gestion des comptes utilisateurs. Tels sont les principaux avantages de l'intégration des applications SoftExpert avec Microsoft Active Directory (AD). Un effet direct de cette intégration est la rapidité avec laquelle l'accès à l'application et la commodité de l'utilisateur sont accordés, rendant inutile la mémorisation d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe supplémentaires (parmi tant d'autres).

L'intégration avec Active Directory élimine la nécessité d'enregistrer et de maintenir manuellement les informations administratives, c'est-à-dire celles liées aux utilisateurs, départements et fonctions (structure organisationnelle). Les processus liés aux mises à jour, désactivations et inclusions de ces informations sont tous configurés pour se produire automatiquement et en synchronisation avec les modifications apportées dans Active Directory.

Grâce à la configuration et aux routines spécifiques, les données relatives aux utilisateurs, départements et postes sont importées dans les modules d'administration et de configuration des applications SoftExpert.

Un avantage supplémentaire obtenu par l'intégration avec Active Directory est la possibilité d'effectuer une authentification unique (single sign-on), c'est-à-dire qu'une fois connecté au réseau, l'utilisateur n'a plus besoin de saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe pour accéder aux applications SoftExpert. L'activation de l'authentification unique doit être liée à des politiques de sécurité et d'authentification d'entreprise cohérentes.

Modalités L'intégration avec AD comprend les modalités d'implémentation suivantes : Standard et Avancée. Chacune d'elles a ses propres caractéristiques, avantages, inconvénients et effort d'implémentation. Vous trouverez ci-dessous des informations détaillées sur chacune d'elles.

Modalité Standard 

 Périmètre 

•  Authentification AD.
•  Synchronisation de l'ID utilisateur, de la connexion, du nom et de l'e-mail dans AD avec l'application SoftExpert. La synchronisation peut être programmée pour s'exécuter à des intervalles de temps spécifiés (synchronisation générale de tous les utilisateurs) ou le système peut être configuré pour effectuer la synchronisation chaque fois que l'utilisateur se connecte au système (synchronisation individuelle, uniquement pour l'utilisateur qui se connecte au système).

Avantages 

• Référentiel unique pour l'authentification des utilisateurs. 
• Implémentation rapide. 
• Possibilité de l'authentification unique (SSO) (voir point 8. Restrictions). 
• Les nouveaux utilisateurs enregistrés dans AD sont importés dans l'application SoftExpert lors de la synchronisation, avec les informations minimales requises pour l'accès (ID utilisateur, connexion, nom, e-mail).
• Si des modifications sont apportées aux informations telles que le nom d'utilisateur AD ou l'e-mail, celles-ci sont modifiées dans l'application SoftExpert lors de la synchronisation. 
• Les utilisateurs supprimés dans AD sont automatiquement désactivés dans l'application SoftExpert lors de la synchronisation.

Inconvénients 

• Après la synchronisation, les nouveaux utilisateurs enregistrés dans AD n'ont accès à l'application SoftExpert qu'après une modification manuelle du groupe d'accès, du département et du poste. 
• Si vous n'utilisez pas de filtre pour identifier les utilisateurs AD à prendre en compte pour la synchronisation, tous les utilisateurs enregistrés sont automatiquement importés dans l'application AD SoftExpert après la synchronisation.

Effort d'implémentation

• Minimum : le champ choisi pour le stockage de l'ID utilisateur dans AD doit être le même que l'ID utilisateur dans SE Suite. 
• Les données telles que l'ID utilisateur, la connexion, le nom et l'e-mail doivent toutes être complétées dans AD.

Modalité  Avancée  

Périmètre 

• Authentification AD. 
• Synchronisation de l'ID utilisateur, de la connexion, du nom, de l'e-mail, du département et du poste dans AD avec l'application SoftExpert. La synchronisation peut être programmée pour s'exécuter à des intervalles de temps spécifiés (synchronisation générale de tous les utilisateurs) ou le système peut être configuré pour effectuer la synchronisation chaque fois que l'utilisateur se connecte au système (synchronisation individuelle, uniquement pour l'utilisateur qui se connecte au système). 
• Contrôle des départements et des postes via AD.

Avantages 

• Référentiel unique pour l'authentification des utilisateurs. 
• Possibilité de l'authentification unique (SSO) (voir point 8. Restrictions). 
• Les nouveaux utilisateurs enregistrés dans AD sont importés dans l'application SoftExpert lors de la synchronisation avec les informations d'accès nécessaires (ID utilisateur, connexion, nom, e-mail, département et poste). 
• i des modifications sont apportées aux informations utilisateur AD telles que le nom, l'e-mail, le département ou le poste, elles sont modifiées dans l'application SoftExpert lors de la synchronisation. 
• Les utilisateurs supprimés dans AD sont automatiquement désactivés dans l'application SoftExpert lors de la synchronisation. 
• Les nouveaux utilisateurs peuvent désormais accéder au système automatiquement si un groupe d'accès par défaut pour les nouveaux utilisateurs est défini.

Inconvénients

•  Les descriptions de département et de poste définies pour les utilisateurs dans l'AD doivent toujours être identiques pour le même département et le même poste, sinon, le système crée des enregistrements séparés pour le même département/poste dans l'application SoftExpert. Exemple : 
  o Utilisateur  A -> Département : Technologie -> Poste : Analyste 
  o Utilisateur  B -> Département : Tech. -> Poste : Analyste Technologique 
•  En pratique, les utilisateurs « A » et « B » travaillent dans le même département (technologie) et occupent le même poste (Analyste Technologique). Cependant, parce qu'ils sont rédigés différemment, l'opération de synchronisation créera deux départements (Technologie et Tech) et deux postes (Analyste et Analyste Technologique) dans l'application SoftExpert. De même, si les départements et les postes ont déjà été enregistrés manuellement dans l'application SoftExpert, la description de ceux-ci doit correspondre exactement aux descriptions saisies dans l'AD. Sinon, des doublons peuvent se produire, comme expliqué dans l'exemple ci-dessus. 
• Il faut faire extrêmement attention à la manipulation des informations de département et de poste dans AD et les applications SoftExpert, afin que ces informations ne soient pas dupliquées dans les applications SoftExpert. • Si vous n'utilisez pas de filtre pour identifier les utilisateurs AD à prendre en compte pour la synchronisation, tous les utilisateurs enregistrés sont automatiquement importés dans l'application AD SoftExpert après la synchronisation.

Effort d'implémentation 

•  Moyen. 
• Le contenu du champ ID utilisateur, département et poste dans AD doit être exactement le même que ceux adoptés dans l'application SoftExpert.

• Tous les utilisateurs AD qui ont accès au système doivent avoir les champs ID utilisateur, connexion, nom, e-mail, département et poste correctement complétés et vérifiés dans AD.

  

Solution intelligente pour la numérisation de documents

La diversité du contenu d'entreprise, combinée au volume et à la vitesse croissante à laquelle il est généré, est une préoccupation pour de nombreux dirigeants. C'est pourquoi garantir que les informations commerciales critiques soient capturées et immédiatement disponibles est devenu une tâche de plus en plus difficile. 

Les scanners INfuse AX, développés par Kodak Alaris, intégrés à la plateforme SoftExpert Suite simplifient le quotidien des entreprises qui traitent une grande quantité de documents papier. Grâce à une connexion parfaite entre le matériel et le logiciel, une simple pression sur le panneau du scanner permet de numériser le document et de déclencher un processus dans SoftExpert Workflow ou un enregistrement dans SoftExpert Document. C'est un moyen efficace d'intégrer du contenu dans les processus métiers. 

La standardisation et l'automatisation des processus permettent de convertir les documents numérisés en informations utiles, facilement exploitables. Cela garantit la sécurité des informations, puisque le contenu est envoyé directement au système, sans passer par les e-mails ou le partage en réseau, ce qui réduit les risques de violation des informations et rend le processus de capture plus simple, plus rapide et plus intelligent. 

Tout ce dont vous avez besoin pour faire fonctionner l'équipement est une connexion internet. Toute la solution fonctionne dans le cloud, de la configuration de l'équipement à la publication et à la gestion des documents. Les activités peuvent être effectuées et les documents peuvent être consultés depuis un navigateur web, un smartphone ou une tablette, à tout moment et n'importe où. 

Cette technologie assure l'intégrité des informations, elle est facile à utiliser et rapidement mise en œuvre, desservant une grande variété de secteurs, y compris les services financiers, l'éducation, la santé, les assurances, le gouvernement, les communications, l'énergie, la logistique et le transport, entre autres.

Le dicton selon lequel aucun système ne peut être considéré comme une île est aujourd'hui plus vrai que jamais. Tout comme les processus d'une organisation sont interconnectés, il en va de même pour le support de ces processus. La technologie actuelle permet aux applications de différents fournisseurs d'être intégrées de manière intelligente et productive, élevant ainsi les avantages de l'informatique à des niveaux différenciés pour les organisations.

L'architecture d'intégration des applications SoftExpert répond aux principaux besoins d'interface que le marché exige lors du processus de mise en œuvre de l'intégration. En plus du support pour l'utilisation de cette architecture, les besoins spécifiques d'importation et d'exportation ou d'intégration directe avec des systèmes ou des environnements externes peuvent être pris en compte sous forme de personnalisation.

Grâce à l'utilisation de technologies telles que les outils ETL (Extract-Transform-Load), les Web Services, les API et le mécanisme d'intégration natif de SoftExpert, les besoins spécifiques d'intégration peuvent être traités au cas par cas dans l'environnement du client.

L'intégration entre les applications est l'une des meilleures options pour éviter la redondance de saisie des données et garantir leur intégrité, puisqu'il n'y a qu'un seul point d'entrée pour l'information. De plus, des gains significatifs sont obtenus en termes de gain de temps et de fluidité des processus.