Registration update times were reduced by 70%, decreasing from hours to just minutes
The implementation of SoftExpert IDP, leveraging artificial intelligence and machine learning, has automated data extraction
SoftExpert Suite was easily integrated with other tools such as ERP, RPA and Power BI.
As one of Brazil's largest financial cooperatives, Sicoob Cocred has celebrated 55 years of successful operation. It currently serves nearly 76,000 members, including individuals and businesses across various sectors. The cooperative's equity stands at R$ 1.5 billion, a milestone achieved by few institutions in the country. Its service network expands annually, now comprising 42 branches. With assets of approximately R$ 12.5 billion, Sicoob Cocred also boasts one of the largest loan portfolios among cooperatives, totaling R$ 8.9 billion, underscoring its commitment to fostering business growth and job creation while contributing to national economic development.
Using artificial intelligence and machine learning, SoftExpert IDP quickly transforms complex documents into relevant data, streamlining critical processes with just a few clicks
Sicoob Cocred, one of Brazil's largest financial cooperatives, has transformed its record update process, achieving a remarkable 70% reduction in processing time using SoftExpert IDP, which employs artificial intelligence and machine learning to convert complex documents into actionable data.
Previously taking hours or even days, record updates can now be completed in under 30 minutes, allowing teams to concentrate on strategic initiatives.
In just three months, document processing capacity has tripled, with over 7,500 documents processed accurately. This optimization not only enhances operational efficiency but also strengthens Sicoob Cocred’s commitment to better serve its members securely.
The financial sector grapples with vast amounts of data daily, necessitating precise and secure processing of documents, records, tax returns, contracts, and vouchers. Sicoob Cocred's significant information flow poses compliance challenges that demand accuracy, with no margin for error affecting data integrity or member experience.
SoftExpert stands out by integrating BPM (Business Process Management) solutions and IDP (Intelligent Document Processing). This combination automates record updates, significantly reducing processing time and errors, ensuring compliance with sector regulations and enhancing member experiences.
Integrating RPA (Robotic Process Automation) with the SoftExpert Suite has further improved efficiency and accuracy. By automating repetitive tasks, staff can focus on more strategic activities. This synergy boosts agility and transparency in data management, fostering a collaborative work environment.
This combination has not only increased agility and transparency in data management, but has also enabled the institution to optimise its operations, ensuring that the team works more collaboratively and effectively.
As Sicoob Cocred expands—now present in 35 cities in São Paulo and Minas Gerais with 76,000 members—it faces operational challenges associated with growth.
Annual record updates, crucial for efficient operations and member security, became increasingly complex. Until early 2024, this process was manual, with updates for intricate records like income tax returns taking hours or even days, particularly for members with multiple assets.
To tackle these challenges, SoftExpert has implemented IDP (Intelligent Document Processing), starting with the need to unify the updating of various file types. The collaboration between Sicoob Cocred's registration and IT teams and SoftExpert was key to this initiative.
Ademir Carota, Sicoob Cocred's Administrative Director, emphasizes that the registration update involved a complete overhaul focused on efficiency. "When we began working with SoftExpert, we knew the transformation needed to extend beyond simple automation. We aimed to create a smarter workflow that would truly impact the entire business. This vision became the foundation of the project, unifying previously fragmented processes and delivering the efficiency we sought."
IDP surpasses traditional OCR (Optical Character Recognition) by utilizing machine learning and AI to interpret complex documents. It extracts text, classifies data, and recognizes contexts, particularly for documents like the Declaration of Assets and Rights in Income Tax, which often lack a fixed pattern. This adaptability is vital, as this information constitutes a significant portion of the data needing updates.
By integrating IDP with the BPM platform, SoftExpert automates the reading and extraction of data from member documents. Information once entered manually is now captured and processed intelligently, allowing staff to focus on strategic tasks and enhancing operational efficiency.
In practice, IDP analyzes data from images or PDFs, automatically extracting key information such as names, CPF numbers, and amounts, then entering it into the management system to eliminate manual data entry. The system learns from new document types, continually improving its efficiency. This approach has led to substantial time savings and error reduction, enabling Sicoob Cocred to process large volumes of documents quickly.
The results of this transformation were immediate. In just three months, Sicoob Cocred processed more than 7,500 documents, tripling its processing capacity. The time taken to update registration data was drastically reduced from days to less than half an hour.
Beyond numbers, automation has delivered intangible benefits such as enhanced data security, improved compliance, and an overall better member experience.
"In our business model, the member is always at the centre of everything we do, and with SoftExpert's help we can do this more effectively and offer a better and more transparent experience," explains Carota.
As Sicoob Cocred continues its digital transformation, it sees opportunities to automate additional processes, implement innovative solutions like ESG and GRC, and increase the use of the Project Management module for a more efficient and sustainable future.
Sicoob Cocred is poised for ongoing innovation. Interested in how this technology can transform your business? Contact SoftExpert and discover ways to enhance your operational efficiency.
Language:
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Innovation management - how to ensure competitiveness and sustainability in your business
Scarica• Accordo sul Livello di Servizio (SLA)
• Cronologia delle richieste
• Portali self-service
• Catalogo dei servizi
How to Implement IT Service Management that Supports Your Company's Strategy and Objective
Scarica"The initiative has been essential in consolidating the SER+ program onto a single platform, making it easier to implement the Excellence Project while boosting idea generation within the Kaizen methodology. It has also streamlined processes and greatly enhanced efficiency, supporting our ongoing commitment to continuous improvement."
Luiz Renato Gobbo, Director of Excellence at Raízen.
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Monitora le prestazioni del team, gli SLA e le scadenze in tempo reale, risolvendo i problemi prima che impattino sulle operazioni.
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Accedi alla soluzione da qualsiasi luogo. Abbi mobilità per svolgere compiti, anche se sei offline.
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Eleva i tuoi standard con un sistema di controllo di qualità ottimizzato, garantendo la piena conformità con i requisiti normativi più rigorosi e le linee guida delle Buone Pratiche di Fabbricazione (GMP).
Utilizza il sistema integrato per ottimizzare e padroneggiare ogni fase del processo di cambiamento, dalla richiesta iniziale all’implementazione finale.
Migliora i tuoi processi con il sistema di registro elettronico, garantendo che i tuoi documenti siano sempre organizzati, tracciabili, auditabili e sicuri.
Riduci al minimo i rischi e aumenta la sicurezza e l’efficacia dei tuoi prodotti.
Trasforma la gestione AEC: snellisci i processi, riduci i rischi e aumenta la produttività.
Automatizza le fasi di gestione della costruzione e ottimizza i tempi di esecuzione
Centralizza tutti i documenti in un unico posto e riduci i costi riducendo al minimo il volume di stampa
Riduci i tempi di reclutamento e migliora la selezione dei talenti
Identifica e gestisci in modo proattivo i potenziali rischi ed i controlli interni, risparmiando sul budget della tua azienda
Ingegneria PMO Compliance Finanziario
ISO 14001 ISO 9001 ISO 45001
Automatizza i processi, garantisci la conformità e accelera i cicli di rilascio dei prodotti.
Standardizza e automatizza processi e procedure, dimostra la conformità a norme e regolamenti, e ottimizza le attività di controllo, monitoraggio e supervisione.
Promuovi l’ottimizzazione delle risorse, riduci i tempi di inattività e i costi inutili, e aumenta la sicurezza dei dipendenti e dell’ambiente.
Crea, acquisisci, distribuisci e gestisci documenti fisici o digitali in modo efficiente.
Ottimizza il controllo della qualità soddisfacendo in modo efficiente tutti i rigorosi requisiti normativi del settore.
Trasforma i dati in produttività, riduci i tempi di inattività e aumenta l'efficienza, la qualità e i profitti.
Crea e gestisci diagrammi di flusso dei processi di produzione, elimina processi senza valore aggiunto e semplifica i flussi di lavoro.
Attraverso dei dashboard gestionali, monitora in tempo reale i tuoi KPI e l'andamento dei tuoi progetti.
Crea, acquisisci, gestisci, archivia, conserva e distribuisci documenti elettronici e cartacei relativi ai processi organizzativi.
Integra processi, politiche, indicatori e iniziative dei pilastri ESG in un’unica piattaforma.
Potenzia l'agilità, aumenta i profitti dei progetti, digitalizza e scala la produttività a nuove altezze.
Organizza i percorsi in pianificazioni intelligenti, distribuzione dei contenuti in diversi formati e report automatizzati.
Attraverso dashboard gestionali, monitora in tempo reale i tuoi KPI e l'andamento dei tuoi progetti e dei tuoi specialisti.
Crea, acquisisci, gestisci, archivia, conserva e distribuisci documenti elettronici e cartacei relativi ai processi organizzativi.
Organizza tutte le informazioni dei progetti in un unico posto, come attività, scadenze, costi, documenti e persone, in modo semplificato.
Ottimizza la governance, aumenta l'efficienza e garantisci l'adesione alla conformità globale.
Identifica, analizza, valuta, monitora e gestisci i rischi aziendali utilizzando un approccio integrato.
Reduci il volume delle email, guadagna tempo, risparmi e sicurezza automatizzando i tuoi processi.
Crea, acquisisci, gestisci e distribuisci contenuti in modo efficiente.
Connettiti facilmente ai dati, visualizza e crea visualizzazioni interattive e condivisibili e prendi le giuste decisioni sulla base delle informazioni.
Ottimizza l'assistenza sanitaria: standardizza le procedure, ottimizza le risorse e garantisci la conformità.
Ottieni e mantieni l'accreditamento ospedaliero, garantendo un'assistenza sicura ai pazienti.
Elimina le attività ripetitive, ottimizza i tuoi processi con moduli personalizzati e automatizzati, e aumenta l'affidabilità e la sicurezza delle informazioni.
Mappa le competenze, effettua formazioni, pianifica valutazioni delle prestazioni e pianifica in modo efficiente la successione dei tuoi dipendenti.
Ottimizza l'utilizzo e le prestazioni degli attivi medici con costi operativi inferiori, eliminando tempi di inattività non pianificati e massimizzando il valore di tutti i tipi di attivi.
Rivoluziona i processi per fornire un supporto eccezionale ai cittadini in modo più efficiente.
Crea, acquisisci, gestisci, archivia, conserva e distribuisci documenti elettronici e cartacei relativi ai processi organizzativi
Automatizza processi operativi e gestionali complessi, aumenta la produttività e migliora l'eccellenza
Integra richieste di servizio, gestione di incidenti e problemi, SLA e base di conoscenza con l'obiettivo di soddisfare le esigenze dei cittadini
Riduci la probabilità, la frequenza e la gravità dei guasti e delle inefficienze, e promuovi una migliore applicazione delle risorse finanziarie, processi più sicuri ed efficienti e la conformità legale
Incentiva l'innovazione, ottimizza i processi e rispetta gli standard ISO 27001 e 9001.
Integra richieste di servizio, gestione di incidenti e problemi, SLA e base di conoscenza con l'obiettivo di soddisfare le esigenze dei cittadini.
Tieni traccia della cronologia e delle tendenze delle apparecchiature e degli attivi, riduci al minimo il tempo dedicato alle attività di manutenzione e calibrazione, e ottimizza in modo completo i programmi di servizio.
Identifica, analizza, valuta, monitora e gestisci rischi, minacce e vulnerabilità per la sicurezza delle informazioni.
Risveglia il potenziale umano, sviluppa e mantiene i talenti e crea un piano di sviluppo in modo che i dipendenti si allineino alle strategie di business dell'azienda.
Ottimizza l'inventario, razionalizza la manutenzione, garantisci la sicurezza e aumenta la produttività.
Automatizza i tuoi processi, fornisci una migliore comprensione del business, maggiore agilità nelle attività ed eccellenza nella pianificazione strategica.
Monitora e traccia gli attivi mobili e statici in tempo reale, identifica possibili guasti, ottimizza i tempi di risposta per eventuali manutenzioni e massimizza il ciclo di vita degli attivi.
Gestisci un programma completo in materia di salute, sicurezza e ambiente, riduci drasticamente il rischio di incidenti e rafforza la conformità alle normative ambientali e alle leggi sul lavoro.
Gestisci in modo agile le interazioni con i clienti, ottimizza le operazioni aziendali critiche, migliora l'efficienza dei processi di trasporto e riduci il lavoro manuale per il personale in prima linea.
Aumenta l'efficienza operativa, riduci i costi di inventario e migliora la gestione dei prodotti.
Trasforma la strategia in obiettivi operativi, analizza le prestazioni in tempo reale, migliora la comprensione del management e prendi decisioni più rapide e informate.
Misura le prestazioni delle consegne e dei servizi dei fornitori, oltre a garantire la qualità dell'input e dell'output di materiali e dei fattori produttivi dai processi aziendali e operativi.
Rispondi in modo semplice e rapido alle richieste dei clienti, ottimizza la gestione degli incidenti, anticipa le tendenze e correggi le deviazioni.
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