Com a automatização, conseguimos integrar iniciativas de redução de custos e inovação. Hoje, nós temos um único banco de dados com informações que podem ser acessadas em tempo real. Foi uma grande conquista em termos de agilidade e efetividade.

Libele Silva - Analista de Qualidade Assegurada

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Eficiência operacional

Padronização e automatização dos processos

Produtividade

Diminuição de 1.156 horas dedicadas ao projeto

Rastreabilidade

Mais controle e visibilidade dos processos

A Hyundai é uma multinacional sul-coreana fabricante de automóveis com 10 fábricas no mundo. No Brasil, a unidade, que conta com 2,8 mil colaboradores, é responsável por produzir os modelos HB20, que são montados apenas no País, e o SUV Hyundai Creta. A Hyundai Motor Brasil tem capacidade produtiva de 210 mil carros por ano, ocupa uma área total de 1.390.00m² e tem o primeiro Centro de Pesquisa e Desenvolvimento da Hyundai Motor Group no hemisfério sul. A partir do Brasil, a marca coordena as operações comerciais para a região das Américas Central e do Sul e exporta para países vizinhos, como Argentina, Colômbia, Paraguai e Uruguai.
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Impulsionando a inovação

Com o objetivo de estimular o potencial criativo dos funcionários, visando a melhoria contínua e inovação dos processos, a Hyundai criou, em 2013, o programa Minha Ideia Brilhante - focado na captação, avaliação e no acompanhamento de sugestões inovadoras geradas na empresa. Desde a criação do programa, mais de 20 mil ideias foram registradas, 8 mil delas foram implementadas e cerca de 500 prêmios foram distribuídos aos participantes.  Porém, o processo de registro e aprovação de ideias era totalmente manual. Para se ter uma ideia, os colaboradores preenchiam formulários impressos e depositavam esses papéis em uma caixa de sugestões, que posteriormente eram recolhidos, analisados e controlados em planilhas paralelas.   A Supervisora de Qualidade da Hyundai, Fernanda Zucoloto, lembra que o tempo despendido na execução do fluxo de ideias era extremamente longo, só em 2020 foram dedicadas 1.156 horas com retrabalhos, o que equivale a seis meses. “Os controles eram feitos em planilhas e algumas etapas do processo dependiam de coleta manual de assinaturas, impossibilitando a gestão automática de prazos e responsabilidades, e ocasionando perdas de informações”, relata. 

Automatização do processo

A Hyundai, que já utilizava a solução da SoftExpert para gestão de documentos, automatizou o programa de ideias ao criar o Portal Minha Ideia Brilhante dentro da plataforma SoftExpert Suite.  A analista de Qualidade Assegurada da Hyundai e responsável pelo projeto, Libele Silva explica que a companhia mapeou todo o processo para identificar os gargalos e desenhou um novo fluxo, contemplando diversos cenários possíveis. “ Inicialmente, identificamos o que a plataforma poderia oferecer de acordo com as nossas necessidades e, após fazermos o planejamento e desenvolvimento, treinamos toda a liderança, criamos manuais e vídeos para que as pessoas entendessem o sistema, inclusive, fizemos uma campanha interna intitulada: ideais compartilhadas em 1 clique”, comenta.  A solução SoftExpert Suite permite o registro da ideia e o seu acompanhamento em tempo real, em todas as suas etapas, por meio de um sistema estruturado e automatizado. Somente nos seis primeiros meses, o portal já teve 1485 ideias registradas, 866 em andamento e 231 já foram implementadas. As solicitações realizadas antes da automação foram incluídas na plataforma para facilitar o acompanhamento, totalizando 4.000 registros. 

Elevação da Produtividade

Agora, o processo de registro e aprovação de ideias, que levava dias para ser concluído, pode ser feito em poucos minutos, reduzindo atrasos e eliminando trabalhos manuais, por meio de um fluxo contínuo, onde tudo fica registrado no sistema e pode ser consultado em tempo real.  Libele comenta que as sugestões que eram controladas em planilhas paralelas e com follow-ups realizados por e-mail deram lugar a um portal repleto de informações úteis e totalmente customizável, com lembretes automáticos, possibilitando que os colaboradores registrem e acompanhem suas sugestões de forma simples e rápida, além de resgatarem seus pontos, em poucos cliques. “Isso facilitou muito a execução do fluxo e o gerenciamento eficaz das informações pela liderança, proporcionando um planejamento de ações mais focado e objetivo”, destaca. Para a analista de Qualidade Assegurada, a agilidade dos usuários na execução das atividades e também da gestão é um dos principais benefícios.
“Tivemos um feedback muito positivo dos colaboradores, pois o sistema facilitou o follow-up de todos os envolvidos no processo, proporcionando mais controle e autonomia na gestão das ideias geradas”, afirma. 

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