Pharmascience aprimora gestão de documentos com SoftExpert

O cenário inicial

De acordo com o gerente de Tecnologia, Gárgio Riveres, a companhia enfrentava problemas com a falta de rastreabilidade e vencimento dos documentos.

“Tínhamos rotinas pouco eficientes, sem controle de distribuição e revisão de documentos, além de gestão de cópias, causando duplicidades e mau uso de recursos. Muitas vezes esta consulta era física, o que dificultava o gerenciamento de diversos procedimentos, inclusive de treinamentos”, relata Riveres.

A estratégia de implementação

A solução encontrada pela companhia foi a implementação dos módulos SoftExpert Documento e SoftExpert Treinamento, do SoftExpert Suite, uma plataforma corporativa para a automação e aprimoramento de processos, conformidade regulamentar e excelência na gestão.

O SoftExpert Documento é uma ferramenta para a gestão eletrônica de documentos que faz todo o gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo, desde a criação até o seu arquivamento ou descarte. Já o SoftExpert Treinamento atua na gestão de treinamentos e capacitações, do planejamento a avaliação de eficácia. A implantação do sistema foi realizada pela SBMTEC, parceiro da SoftExpert, no estado de Minas Gerais.

Os impactos obtidos

Segundo o gerente de Tecnologia da Pharmascience, a ferramenta da SoftExpert melhorou a qualidade da rastreabilidade de seus processos, aumentando a produtividade da companhia e economizando tempo e recursos.

“Trabalho na empresa há 12 anos e os documentos eram controlados em planilhas paralelas e descentralizadas. Com a implantação do SoftExpert Suite, obtivemos resultados relevantes como a agilidade nos processos, identificação de documentos rastreável e sem duplicidade, aumento da segurança do fluxo de revisão, controle cópias impressas, que passaram a ser tarjadas como cópias controladas, tudo centralizado em um único sistema”, afirma Riveres.

Ainda segundo Riveres, a implantação do SoftExpert Treinamento melhorou a gestão de treinamentos da companhia, aumentando a facilidade em controlar os vínculos entre documentos, colaboradores e respectivos treinamentos. A ferramenta auxilia a companhia na manutenção das obrigatoriedades previstas pela Anvisa.

Para o futuro a empresa pretende implantar o módulo SoftExpert Portfólio, para melhorar o fluxo de novas demandas e controlede incidentes.

Sobre a SBMTEC

Empresa brasileira integradora de soluções de TI, especializada em prover soluções tecnológicas através da venda consultiva, consultoria/planejamento/execução de serviços relacionados a soluções inovadoras e de tecnologia avançada.

A SBMTEC conta hoje com unidades de negócios localizadas em Minas Gerais e Rio de Janeiro, atendendo também o Espírito Santo e uma ampla rede de parceiros com capacidade de atendimento em todo o território nacional. Representa a SoftExpert em Minas Gerais, Rio de Janeiro e Espírito Santo.