"Precisávamos de uma solução ágil, modular e que pudesse ser integrada aos demais sistemas. Encontramos tudo isso com o software da SoftExpert e com o apoio da Suporte Gerencial o projeto foi entregue antes do prazo que havíamos estipulado de 60 dias. Em 15 dias a solução foi entregue e hoje é sucesso absoluto."

Rafael Figueiredo, Secretário de Ciência, Tecnologia e Inovação da Prefeitura do Recife

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Mais dinamismo e agilidade

Redução de 70% no tempo de análise dos serviços prestados

Paperless

+ 70 processos automatizados

Governo 4.0

Mais de 805 serviços disponíveis para os cidadãos

O edifício-sede da Prefeitura do Recife, Palácio Capibaribe Antônio Farias, foi construído no final dos anos 60, e inaugurado em 1975. Às margens do Rio Capibaribe, na Avenida Cais do Apolo, Bairro do Recife, o imóvel conta com 17 pavimentos, em uma área de cerca de 39 mil metros quadrados. A Secretaria Executiva de Transformação Digital - ASETD coordena o Plano Municipal de Transformação Digital, com o objetivo de inserir definitivamente a Prefeitura do Recife no cenário do Governo 4.0. ASETD está vinculada à Secretaria de Planejamento, Gestão e Transformação Digital, atuando por meio do Gerenciamento Matricial da Inovação e buscando integração e cocriação com todas as demais pastas municipais.
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Governo 4.0: Prefeitura do Recife acelera a transformação digital com tecnologia SoftExpert

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Entrar no cenário do Governo 4.0

A Prefeitura do Recife tinha um grande desafio: entrar de vez no cenário do Governo 4.0, substituindo ferramentas como papel, caneta e carimbo por tecnologias voltadas para melhorar a relação entre Estado e sociedade. E para melhorar a qualidade no atendimento ao cidadão, a Prefeitura sabia que era necessária uma reestruturação interna com digitalização e automatização dos processos. Afinal, este seria o primeiro passo para o início de uma longa jornada de transformação digital. 

Só para se ter uma ideia, todos os documentos eram consultados fisicamente pelos servidores nos arquivos de cada setor, o que dificultava e muito a localização e o acesso às informações. Além disso, não existia integração entre os setores, que gerenciavam os processos de forma individualizada, ocasionando falhas de comunicação. Sem uma ferramenta de gestão de processos com geração de alertas e pendências, também não havia controle das atividades, com responsáveis e prazos definidos. 

Oferecendo mais de 800 serviços à população do município que conta com mais de 1,6 milhão de habitantes, o principal objetivo do órgão era facilitar a vida do cidadão, por meio de serviços de excelência na palma da mão sem deixar de atender uma parcela da população que não está digitalmente incluída, com dinamização dos serviços nos atendimentos presenciais e assessoria digital.

 

Estratégia para Transfomação Digital

Para iniciar o processo de digitalização e automatização dos processos na Prefeitura do Recife, a Secretaria Executiva de Transformação Digital traçou uma estratégia, que contou com 6 grandes frentes: censo de serviços, priorização de serviços, clusterização, conselho de transformação digital, esteiras de transformação digital e portal único (conecta recife). 

O Secretário de Ciência, Tecnologia e Inovação do Recife, Rafael Figueiredo, conta que, inicialmente, um time dedicado fez o levantamento de todos os serviços prestados. “Ao realizar o censo, identificamos 613 serviços disponibilizados e nos surpreendemos com essa quantidade. A partir disso, mudamos completamente a lógica dos portais da Prefeitura, saindo do individualismo de cada secretaria e partindo para a centralização das atividades, criando trilhas e renomeando os serviços para facilitar e simplificar a experiência do cidadão”, ressalta. 

Feito isso, chegou o momento de clusterizar os tipos de soluções comuns de TI e de entendimento do cidadão, ou seja, dos serviços mapeados quais deles poderiam ser resolvidos com uma solução comum. Já no aspecto do cidadão, foi criada uma premissa de que com apenas 3 cliques a pessoa consiga acessar o serviço desejado. 

Rafael explica que foi criado um conselho de transformação digital que diz qual a esteira de desenvolvimento esse processo deve ser digitalizado. E é nessa etapa que a solução SoftExpert BPM entra, um software para gestão de processos, que melhora a visibilidade e o controle dos processos de negócio através de uma solução amigável e focada nas pessoas (human-centric). 

A solução estimula a melhoria contínua dos processos por toda a organização, gerenciando todas as etapas do seu ciclo de vida, desde a modelagem e otimização até a automação, execução e monitoramento. A solução, uma vez implementada e disponibilizada para diversos órgãos da Prefeitura, contribui atualmente para a gestão integrada das secretarias de Turismo, Esporte e Lazer; Saneamento; Mobilidade e Controle Urbano; Executiva de Transformação Digital; Autarquia de Trânsito e Transporte Urbano, Empresa de Manutenção e Limpeza Urbana; e Autarquia Municipal de Previdência e Assistência à Saúde dos Servidores.

Dentre os processos automatizados na ferramenta, o destaque fica por conta do CredPop, um programa de crédito popular que concede empréstimo de até R$3 mil para os recifenses que desejam iniciar ou acelerar seu negócio. O Crédito Popular do Recife foi um dos compromissos assumidos pelo prefeito João Campos e é um instrumento de promoção e inclusão produtiva, incentivando a geração de emprego e renda para empreendedores individuais, formais ou informais, microempresas, empresas de pequeno porte e cooperativas.

  O secretário-executivo conta que o prefeito lançou o desafio de entregar o programa CredPop em seis meses. Com isso, a equipe de transformação digital estipulou o prazo de 60 dias para a SoftExpert e a Suporte Gerencial – parceira de negócios da SoftExpert - concluir o projeto.

 

Solução para todos os cidadãos do município

Hoje, existem mais de 100 espécies documentais identificadas e com categorias e temporalidade configuradas na solução. Mais de 4 milhões de imagens digitalizadas, validadas e prontas para consulta, com portais de gestão das informações disponíveis para os responsáveis. São mais de 100 processos automatizados e 27 mil workflows instanciados na ferramenta. Por meio da integração entre a solução SoftExpert Suite e os sistemas Sinqia – solução que faz o controle do fornecimento de crédito e Conecta Recife – aplicativo que centraliza os serviços oferecidos pelo órgão, a Prefeitura deu um passo importante no processo de transformação digital, dando celeridade às solicitações dos cidadãos recifenses, com redução de tempo em até 70% em alguns serviços.

Além do impacto nos processos internos da Prefeitura, Rafael salienta que a solução traz resultados significativos para todos os cidadãos do munícipio, principalmente com o CredPop, ajudando as pessoas a empreenderem e alavancarem a economia da cidade. O programa de crédito popular foi lançado em 2021 e hoje é o serviço mais utilizado do aplicativo, com 2 milhões de pessoas atendidas e R$5 milhões em empréstimos concedidos.

  Para o secretário, o serviço prestado pela Suporte Gerencial por meio da disponibilização das soluções SoftExpert Suite tem sido essencial para a transformação digital do órgão, que além do CredPop tem outros serviços automatizados como a solicitação de Concessão de Pensão por morte dos servidores – RECIPREV; e o processo de Controle Urbano, que visa organizar o chamado comércio popular do recife, com cadastros e recadastro de comerciantes em eventos da cidade. Além disso, a Reciprev atualmente disponibiliza de forma totalmente online para os beneficiários do sistema previdenciário municipal, os processos de Restos Deixados e Auxílio-Funeral, tramitando 100% no SoftExpert Suite.

Abrimos uma porta gigantesca para integrar a ferramenta com todos os setores e sistemas disponíveis, a possibilidade que a ferramenta No-code nos dá, permitindo desenharmos processos sem a necessidade de programadores – cada vez mais escassos, é fundamental para a celeridade e transformação dos serviços prestados aos nossos cidadãos.

 

Sobre a SoftExpert

Atuante no mercado de softwares para gestão empresarial, a SoftExpert surgiu em 1995. Atualmente, a marca conta com mais de 500 funcionários, 2 mil clientes, 600 mil usuários espalhados em todos os continentes em cerca de 50 países, 300 parceiros ao redor do mundo, incluindo alianças estratégicas com empresas como AWS, Baker Tilly, e Kodak Alaris, além de unidades de negócios em 9 países.

Isso porque a SoftExpert possui soluções para as empresas que vão desde gestão de negócios e qualidade empresarial até gestão ambiental, de projetos e governamental em somente um contrato para seus clientes, atribuindo a eles maior eficiência, agilidade e economia.

Sua presença a nível global evidencia que a SoftExpert adapta sua gama de serviços de acordo com as necessidades das empresas, assim como suas localidades. A plataforma oferece um conjunto de módulos multi-idiomas que se integram para automatizar processos e otimizar diferentes áreas de negócios das organizações. A empresa atingiu a nota 4,5 no Glassdoor, buscando agregar boas experiências à jornada de todos conectados com a plataforma.

Leve esta solução para sua empresa