Woods Group Aumenta Eficiência com as Soluções da SoftExpert

O Woods Group, líder em inovação agrícola, transformou com sucesso sua gestão documental e processos de controle de qualidade por meio da implementação das soluções da SoftExpert. Essa iniciativa estratégica resultou em melhorias significativas na eficiência, atendendo às crescentes demandas do setor agrícola por operações mais ágeis e maior produtividade.

Principais Desafios - Excesso de tempo gasto em tarefas sem valor agregado

O controle de documentos mestres era oneroso.

Documentos de qualidade, como POPs, Instruções de Trabalho, formulários e documentos técnicos de produtos, estavam armazenados em quatro servidores, um para cada divisão. As revisões eram feitas manualmente em cada servidor, e a equipe de qualidade precisava copiar, modificar e republicar os documentos, inserindo links em uma planilha de controle. Esse processo consumia muito tempo e aumentava os riscos de erros manuais. Auditorias de qualidade, como GMP e SQF, eram gerenciadas em planilhas de Excel, e os resultados eram consolidados manualmente em apresentações de PowerPoint para a equipe de liderança.

Gestão ineficiente de Não Conformidades

As Não Conformidades eram registradas em planilhas de Excel e manualmente consolidadas em gráficos para apresentações gerenciais.

Gerenciamento manual de Incidentes de Segurança

Os incidentes de segurança eram registrados em formulários impressos e preenchidos à mão, depois copiados, arquivados em um servidor e adicionados manualmente a uma aba do Excel para inclusão nos relatórios de gestão.

Registros de Liberação de Lotes descentralizados

O programa de liberação positiva de produtos para testes independentes de terceiros era gerenciado em documentos Excel separados e depois transferidos manualmente para a apresentação de gestão.

Relatórios gerenciais demorados

Os relatórios eram criados individualmente pelos membros da equipe de qualidade em cada unidade. O Gerente de Serviços Técnicos consolidava manualmente todas as apresentações para que fossem analisadas pela alta gestão.

Solução – Automação e Eficiência com a SoftExpert

A principal prioridade foi implementar o SoftExpert - Controle de documentos para estabelecer uma única fonte de verdade e automatizar o processo de criação e revisão de documentos. Isso envolveu a migração de todos os documentos mestres, a definição de atributos de busca claros e a criação de tipos de documentos específicos para otimizar as fases de revisão e aprovação. Um Portal de Documentos foi desenvolvido para automatizar os relatórios gerenciais, permitindo que a equipe de liderança acesse facilmente os dados de revisão da gestão da qualidade por meio de dispositivos móveis, eliminando trabalho manual, custos e atrasos. Esses dados estão prontamente disponíveis em dispositivos móveis. Usando o componente de Gerenciamento de Processos de Negócio do SoftExpert, o processo de não conformidade foi interativamente projetado e construído, integrando e automatizando formulários digitais. O processo fluía dos membros da equipe de Serviços Técnicos para o Gerente de Serviços Técnicos, com a opção de escalar aprovações para a alta administração caso os investimentos ultrapassassem os limites de autoridade delegados. Um portal de relatórios de não conformidade foi configurado para melhorar a visibilidade da equipe de gestão. A solução de Gestão Digital de Auditorias da SoftExpert foi então implementada, configurando cada requisito, definindo critérios de auditoria e estabelecendo parâmetros gerais para os resultados das auditorias. O treinamento para o aplicativo móvel foi realizado, permitindo o uso mesmo sem conexão com a internet, como quando “no galpão”. Os relatórios de resultados das auditorias foram então integrados aos portais do SoftExpert. Por fim, o processo manual de liberação de lotes foi projetado e implementado, automatizando formulários e fluxos de trabalho para a criação, registro e recebimento de certificados externos para cada produto. Um e-mail automatizado foi integrado ao processo, enviando notificações de aprovação ou reprovação para os membros da equipe envolvidos. Essa automação reutilizou as informações do produto, como número do lote e data de validade, diretamente do formulário digital, eliminando trabalho manual e reduzindo erros de digitação.

Resultados – Maior Produtividade com Processos Eficientes e Centralizados

No competitivo setor agrícola, onde precisão e eficiência são essenciais, o Woods Group revolucionou suas operações ao automatizar o controle de documentos e a gestão da qualidade. Aproveitando a suíte completa da SoftExpert, a empresa centralizou a gestão documental, automatizou os processos de não conformidade e otimizou a gestão de auditorias. Essa decisão estratégica fortaleceu a equipe de Serviços Técnicos, resultando em um aumento notável de 18,9% no tempo produtivo. Em cinco anos, isso representa a recuperação de 10.000 horas de trabalho de alto valor, anteriormente desperdiçadas em processos manuais.

Outros benefícios intangíveis incluem:

• Redução da necessidade de expandir servidores devido ao crescimento contínuo de arquivos e documentos.
• Sistema centralizado de documentos, acessível para todos os colaboradores em múltiplas unidades.

À medida que as práticas agrícolas evoluem, o Woods Group se mantém na vanguarda, utilizando tecnologia avançada para atender às demandas globais de nutrição, ao mesmo tempo em que reforça seu compromisso com sustentabilidade e suporte à comunidade.