“Yönetim gösterge tablolarının sağladığı güvenilir bilgilere dayanarak proaktif ve daha etkin bir şekilde karar vermeye başladığımız için verimliliğimiz olumlu yönde etkilendi. Bu uygulamadan sorumlu kişi olarak, bugün Hypofarma'nın iş süreçlerinde teknoloji uygulamasının evrimsel yükselişinde daha yüksek bir adımda olduğumuz için çok gururluyum.”

Giulio Chiabi, Hypofarma'da BT yöneticisi

Bu durumu paylaş

ERP ile Entegrasyon

Pakete entegre ERP

Üretkenlikte kazanımlar

Ürünlerin izlenebilirliğini kolaylaştırmak, hizmeti optimize etmek ve bilgi kontrolünü merkezileştirmek.

Süreçler üzerinde tam kontrol

Süreçlerin ve eylem planlarının ilerleyişi gerçek zamanlı olarak yönetilmeye başlandı.

Hypofarma, 70 yıldır piyasada olan, hastane segmenti için enjekte edilebilir ilaçlar konusunda uzmanlaşmış, 17.000 metrekarelik bir sanayi parkına ve yaklaşık 500 çalışana sahip bir madencilik ilaç endüstrisidir.

Süreçlerini otomatikleştirmeye ve entegre etmeye ihtiyaç duyuyor

Son derece yasal düzenlemelere tabi bir sektörde çalışan ilaç şirketi, birçok faaliyetin manuel olarak, kağıt formlar, ıslak imzalar, Excel tabloları ve e-postalar aracılığıyla gerçekleştirilmesi nedeniyle süreçlerini otomatikleştirme ve entegre etme ihtiyacını tespit etti; bu da eylemleri ve belgelerin izlenebilirliğini kontrol etmeyi zorlaştırıyor, darboğazlara, gecikmelere ve yeniden çalışmaya neden oluyordu. Hypofarma'nın BT yöneticisi Giulio Chiabi, Uygunsuzluk Kaydı (NCR), Değişiklik Kontrolü ve Müşteri Hizmetleri Olay Kaydı süreçlerinin durumunu gerçek zamanlı olarak izlemenin mümkün olmadığını ve bu süreçlerden üretilen eylem planlarının ilerlemesinin görünürlüğünün yetersiz olduğunu hatırlıyor.

"Kağıt formlar içerdiğinden, dokümantasyonun uygun şekilde kontrol edilmesi büyük çaba gerektiriyordu ve izlenebilirlik arzulananın biraz gerisinde kalıyordu. Ayrıca, bekleyen görevler ve gecikmeler hakkında bildirimler içeren yönetim araçlarımız olmadığı için eylem planlarının son tarihlerine uyulmaması sık görülüyordu," diyor.

ERP'yi entegre ederek dönüşüm süreci

Hypofarma, ERP’yi SoftExpert Excellence Suite'e entegre ederek dijital dönüşüm sürecinde önemli bir adım attı, ürünlerin izlenebilirliğini kolaylaştırdı, hizmeti optimize etti ve bilgi kontrolünü merkezileştirdi. Chiabi'ye göre, SoftExpert tarafından sağlanan titiz belge kontrol süreçleri, akışların dijitalleştirilmesi ve toplam izlenebilirlik, Hypofarma'nın bu paketi operasyonlarında kullanması için öncelikli faktörlerdi. Chiabi, çözümün, son tarihlerin ve durumun çevrimiçi olarak izlenmesiyle akışların ve devam eden eylemlerin ilerleyişine ilişkin tam görünürlük sağladığını belirtiyor.

“Süreç, Sorun ve Form bileşenlerinin hayata geçirilmesiyle birlikte süreçlerin ilerleyişi ve aksiyon planları gerçek zamanlı olarak yönetilmeye başlandı. Sorumluların ve yöneticilerin bilgisi olmadan hiçbir görev veya eylem yürütülmeyi beklemiyor” diyor.

Şu anda çözümü kullanan alanlar şunlardır: Kalite Güvence, İlaç Üretimi, Ürün Geliştirme, Kalite Kontrol, Analitik Geliştirme, Mühendislik ve Bakım, Lojistik, Düzenleyici İşler, İK ve BT. Chiabi ayrıca kritik Kalite süreçlerinin bir web platformu üzerinde yönetilmesinin, özellikle uzaktan çalışma dönemlerinde ne kadar önemli olduğunu vurguluyor. “Elektronik formların, otomatik süreç akışlarının ve elektronik imzaların kullanılması veri bütünlüğünü ve uygun izlenebilirliği sağlayarak çalışanlarımızın faaliyetlerini fiziksel konumdan bağımsız olarak gerçekleştirmelerine olanak tanıdı” diyor.

Uygunsuzluk kaydı akışlarının yönetimi

Hypofarma'nın BT müdürü Giulio Chiabi, düzenleyici standartların gerektirdiği izlenebilirlik ve veri bütünlüğü gereksinimlerinin sistem doğrulamasının tüm aşamalarında karşılandığını söylüyor. “Bu sayede, ilaçlarımızın en katı güvenlik ve etkinlik kriterleri çerçevesinde üretildiğine dair tam bir güvene sahibiz” diyor. Chiabi ayrıca çözümün uygulanmasının şirketin dijital dönüşüm yolculuğunda bir dönüm noktasını temsil ettiğini vurguluyor ve yeni süreç otomasyonu girişimlerinin öncelikle SoftExpert platformuna yönlendirileceğini belirtiyor. “ERP'mizle geliştirilen entegrasyon, araçlar arasında bilgi paylaşımı olanaklarını genişletti ve süreçlerimizi iyileştirmek için onları iç içe geçmiş çözümler haline getirdi.”

İş akışları, imzalar ve elektronik formları içeren otomasyon sayesinde şirket kağıt tüketimini de %30 oranında azalttı. Buna ek olarak, süreçler ve eylem planları gerçek zamanlı olarak yönetilmeye başlandı, eylemlerden sorumlu olanlara sık sık bildirimler yapıldı ve sonuç olarak uygunsuzluk kayıt akışlarının yönetimi, değişiklik kontrolü ve müşteri olaylarının kaydı geliştirildi.

SoftExpert’in  Diferansiyelleri

Bu çözümü şirketinize taşıyın