Automatización de procesos de extremo a extremo

El reto de estructurar el equipo adecuado para cada proyecto requiere atención a todos los detalles, y este es uno de los diferenciales de Lyon, que se ha convertido en un referente en Brasil en la movilización de equipos multidisciplinares para la ejecución de proyectos complejos en zonas remotas, garantizando que se cumplan los requisitos técnicos y legales en todas las etapas. 

Sin embargo, dado que estos son procesos extremadamente complejos, que involucran diversas áreas, formaciones y métodos de integración personalizados según las necesidades de cada cliente y proyecto, surgió la necesidad de automatizar los flujos de extremo a extremo con el objetivo de potenciar los procesos internos y, en consecuencia, entregar proyectos con mayor calidad y en plazos más cortos.

El gerente corporativo de Lyon Engenharia, Guilherme Turazzi Eid, explica que el flujo de contratación de equipos para apoyar a los clientes en diversos sectores y regiones del país involucra prácticamente a todos los departamentos de la empresa.

"Contratar personas para trabajar dentro de plantas industriales requiere muchos detalles. Además de las etapas de reclutamiento y selección, es necesario reunir una serie de documentos, realizar exámenes médicos, formaciones y proporcionar recursos específicos para cada proyecto", señala.

Una de las principales dificultades de la empresa era la falta de visibilidad y trazabilidad sobre el progreso de cada proceso. Guilherme recuerda que no existía un flujo diseñado de extremo a extremo, con responsables y plazos definidos, lo que provocaba retrasos y retrabajos.

"Teníamos una herramienta de gestión de tickets que habíamos adaptado para esta necesidad, lo que nos generaba ciertas limitaciones. Por ejemplo, no permitía la realización de actividades en paralelo; era necesario completar una tarea antes de que el flujo pudiera continuar. Además, no teníamos visibilidad sobre el progreso de las tareas, lo que generaba fallos y retrasos", explica.

Transformación digital en todo el negocio

Ante estos desafíos, la compañía buscó en el mercado una solución para mapear y automatizar sus principales procesos y, tras evaluar varias opciones, adoptó SoftExpert BPM, un software de gestión que mejora la visibilidad y el control de los procesos empresariales a través de una solución integrada y centrada en las personas. La implementación fue realizada por Kabevi Tecnología, empresa asociada de SoftExpert en Minas Gerais.

Actualmente, los flujos de la herramienta abarcan todas las áreas de la empresa, como RR. HH., Medicina del Trabajo, Suministros, Contabilidad, TI, Finanzas y otras. Los procesos están centralizados en la sede de Belo Horizonte, pero todas las 14 sucursales realizan solicitudes a través de la solución. En total, hay más de 5.000 procesos abiertos en la herramienta, que ha sido integrada con el ERP de Senior, lo que permite la extracción de informes que pueden publicarse en paneles interactivos.

Centralización de la información

Como resultado, los procesos automatizados e integrados han aportado más agilidad y visibilidad, permitiendo el seguimiento en tiempo real a través de portales personalizados, eliminando fallos y retrabajos y promoviendo también la estandarización y centralización de la información.

"Con los procesos bien mapeados y estructurados, hemos conseguido reducir el tiempo total de atención. Hoy en día, muchas actividades se llevan a cabo en paralelo, por lo que todo ocurre de manera más dinámica y rápida", afirma Guilherme.

Recuerda que antes de la integración, la gestión a través de los informes nativos del ERP era poco productiva y que ahora utiliza la herramienta Analytics de la suite como generador de información directamente desde la base de datos.

"Ahora, con la integración de BPM con nuestro ERP, podemos transformar los datos en bruto del proceso en información valiosa e inteligente que nos ayuda en la toma de decisiones, impactando directamente en el negocio de la organización", añade.

Otro punto destacado por el gerente es la posibilidad de transferir tareas entre perfiles, algo que la herramienta anterior no permitía, lo que impedía el progreso de los flujos en caso de que un empleado estuviera de vacaciones, por ejemplo.

Diferenciales de SoftExpert

Baja complejidad de implementación
Óptima relación coste-beneficio
Componentes integrados
Software ágil
Plataforma en la nube