Woods Group Aumenta la Eficiencia con las Soluciones de SoftExpert

Woods Group, líder en innovación agrícola, ha transformado con éxito su gestión documental y los procesos de control de calidad mediante la implementación de las soluciones de SoftExpert. Esta iniciativa estratégica ha resultado en mejoras significativas en la eficiencia, respondiendo a las crecientes demandas del sector agrícola por operaciones más ágiles y mayor productividad.

Principales Desafíos - Exceso de tiempo en tareas sin valor agregado

El control de documentos maestros era costoso

Los documentos de calidad, como PNOs, Instrucciones de Trabajo, formularios y documentos técnicos de productos, estaban almacenados en cuatro servidores, uno para cada división. Las revisiones se realizaban manualmente en cada servidor, y el equipo de calidad debía copiar, modificar y volver a publicar los documentos, insertando enlaces en una hoja de cálculo de control documental. Este proceso consumía mucho tiempo y aumentaba el riesgo de errores manuales. Las auditorías de calidad, como GMP y SQF, se gestionaban en hojas de Excel, y los resultados se consolidaban manualmente en presentaciones de PowerPoint para el equipo directivo.

Gestión ineficiente de No Conformidades

Las No Conformidades se registraban en hojas de Excel y se consolidaban manualmente en gráficos para presentaciones gerenciales.

Gestión manual de Incidentes de Seguridad

Los incidentes de seguridad se registraban en formularios impresos y se llenaban a mano, luego se copiaban, se archivaban en un servidor y se agregaban manualmente a una pestaña en Excel para su inclusión en los informes de gestión.

Registros de Liberación de Lotes descentralizados

El programa de liberación positiva de productos para pruebas independientes de terceros se gestionaba en documentos de Excel separados y luego se transfería manualmente a la presentación de gestión.

Informes gerenciales demorados

Los informes eran creados individualmente por cada miembro del equipo de calidad en cada unidad. Luego, el Gerente de Servicios Técnicos consolidaba manualmente todas las presentaciones para que fueran analizadas por la alta dirección.

Solución – Automatización y Eficiencia con SoftExpert

La principal prioridad fue implementar SoftExpert - Control de Documentos para establecer una única fuente de verdad y automatizar el proceso de creación y revisión de documentos. Esto implicó la migración de todos los documentos maestros, la definición de atributos de búsqueda claros y la creación de tipos de documentos específicos para optimizar las fases de revisión y aprobación.

Se desarrolló un Portal de Documentos para automatizar los informes gerenciales, permitiendo que el equipo directivo acceda fácilmente a los datos de revisión de la gestión de calidad desde dispositivos móviles, eliminando el trabajo manual, los costos y los retrasos. Estos datos están disponibles en dispositivos móviles.

Con el componente de Gestión de Procesos de Negocio de SoftExpert, el proceso de no conformidad se diseñó e implementó de manera interactiva, integrando y automatizando formularios digitales. El flujo del proceso iba desde los miembros del equipo de Servicios Técnicos hasta el Gerente de Servicios Técnicos, con la opción de escalar las aprobaciones a la alta dirección en caso de que las inversiones superaran los límites de autoridad delegados. Se configuró un portal de informes de no conformidades para mejorar la visibilidad del equipo directivo.

Luego, se implementó la solución de Gestión Digital de Auditorías de SoftExpert, configurando cada requisito, definiendo los criterios de auditoría y estableciendo parámetros generales para los resultados de las auditorías. Se realizó la capacitación en la aplicación móvil, que permite su uso sin conexión a internet, como cuando se trabaja "en el galpón". Los informes de auditoría se integraron en los portales de SoftExpert.

Por último, se diseñó e implementó la automatización del proceso de liberación de lotes, digitalizando formularios y flujos de trabajo para la creación, registro y recepción de certificados externos de cada producto. Se integró un correo electrónico automatizado en el proceso, enviando notificaciones de aprobación o rechazo a los miembros del equipo involucrados. Esta automatización reutilizó la información del producto, como el número de lote y la fecha de caducidad, directamente desde el formulario digital, eliminando el trabajo manual y reduciendo el riesgo de errores de digitación.

Resultados – Mayor Productividad con Procesos Eficientes y Centralizados

En el competitivo sector agrícola, donde la precisión y la eficiencia son esenciales, Woods Group ha revolucionado sus operaciones al automatizar el control de documentos y la gestión de calidad. Con la completa suite de SoftExpert, la empresa ha centralizado la gestión documental, automatizado los procesos de no conformidad y optimizado la gestión de auditorías.

Esta decisión estratégica ha fortalecido al equipo de Servicios Técnicos, logrando un aumento notable del 18,9% en el tiempo productivo. En cinco años, esto equivale a 10.000 horas de trabajo de alto valor recuperadas, anteriormente desperdiciadas en procesos manuales.

Otros beneficios intangibles incluyen:

• Reducción de la necesidad de expandir servidores debido al crecimiento continuo de archivos y documentos.
• Sistema centralizado de documentos, accesible para todos los empleados en múltiples unidades.

A medida que evolucionan las prácticas agrícolas, Woods Group se mantiene a la vanguardia, utilizando tecnología avanzada para satisfacer las demandas globales de nutrición, al tiempo que refuerza su compromiso con la sostenibilidad y el apoyo a la comunidad.