«La administración de proyectos es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas para las actividades del proyecto con el objetivo de atender a sus requisitos. La administración de proyectos es realizada a través de la aplicación y de la integración de los siguientes procesos de administración de proyectos: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. El gerente de proyectos es la persona responsable de la realización de los objetivos del proyecto.», Guide to the Project Management Book of Knowledge, 2004.

Utilizando comprobados métodos de planificación y diversos controles de Gestión de Proyecto, los objetivos del proyecto serán definidos y alcanzados con la coordinación de equipos multidisciplinarios dentro del alcance, tiempo y costo del proyecto.

La definición del camino correcto para el éxito del proyecto es la meta que nuestra comprobada metodología se propone superar. Este camino posee un ciclo de vida que conecta el inicio del proyecto a su final, donde también están definidas las principales actividades y documentos a entregar.

El equipo del proyecto administra los trabajos involucrados en él, que generalmente incluyen:

• Balanceo de demandas contradictorias de alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad del proyecto;
• Satisfacción de diferentes interesados (stakeholders) con diferentes necesidades y expectativas;
• Alcance de los requisitos establecidos.

El objetivo de este servicio es identificar el modelo de funcionamiento y gestión de la empresa, sus puntos fuertes y débiles, requisitos de capacitación, factores de éxito del proyecto, escenarios de utilización y flujo de los procesos.

En el contexto del proceso de implantación de las soluciones SoftExpert, este es sin duda el servicio más importante. De él derivarán decisiones y acciones tomadas conforme a las necesidades y requisitos específicos del cliente. La forma como el sistema será parametrizado y por consecuencia todos los procesos de negocio atendidos por la aplicación tendrán sus bases formadas en esta etapa.

A través de entrevistas con gestores y usuarios, bien como el análisis de la documentación de los sistemas y procesos existentes, es realizado el levantamiento de los procesos existentes, objetivos de la empresa, sus necesidades y expectativas de mejoras organizacionales con el uso de las aplicaciones SoftExpert.

Basados en las informaciones levantadas son elaborados los modelos de referencia de proceso. Estos modelos son una forma de representación del proceso de negocio de la empresa donde la implantación está siendo realizada. Los modelos de referencia se desigualan en modelos que describen la situación vigente (llamado de modelos «AS-IS») y modelos que expresan la situación futura deseada (llamados de modelos «TO-BE»).

Entre todas las opciones disponibles en el modelo de referencia del sistema, se seleccionan las alternativas más adecuadas para atender a los requisitos de la empresa, de modo que el modelo AS-IS sea elaborado conforme a cada necesidad.

Este paquete tiene el objetivo de disponer un ambiente virtual listo (VMWare o Hyper-V), ya con el sistema operacional Linux y el SE Suite instalados. Este ambiente ya se encuentra homologado y con todos los componentes relacionados al ambiente operacional y aplicación, configurados y ajustados para la mayor ganancia de desempeño y aprovechamiento.

El paquete Ambiente Linux + Instalación SoftExpert Suite (Ambiente virtual) se refiere a la provisión de una máquina virtual desarrollada por SoftExpert lista para uso en los clientes, siendo necesarios solamente ajustes puntuales relacionados a red, banco de datos y servicios dependientes.

Es de responsabilidad del cliente el cargamento del ambiente virtual adquirido, en su estructura de sistemas virtuales (VMWare o Hyper-V) tal como la provisión de la aplicación para acceso externo (internet), una vez que es él quien tiene el dominio con respecto de las reglas de seguridad y configuraciones de red de su ambiente.

El objetivo de este servicio es identificar el modelo de funcionamiento y gestión de la empresa, sus puntos fuertes y débiles, requisitos de capacitación, factores de éxito del proyecto, escenarios de utilización y flujo de los procesos.

En el contexto del proceso de implantación de las soluciones SoftExpert, este es sin duda el servicio más importante. De él derivarán decisiones y acciones tomadas conforme a las necesidades y requisitos específicos del cliente. La forma como el sistema será parametrizado y por consecuencia todos los procesos de negocio atendidos por la aplicación tendrán sus bases formadas en esta etapa.

A través de entrevistas con gestores y usuarios, bien como el análisis de la documentación de los sistemas y procesos existentes, es realizado el levantamiento de los procesos existentes, objetivos de la empresa, sus necesidades y expectativas de mejoras organizacionales con el uso de las aplicaciones SoftExpert.

Basados en las informaciones levantadas son elaborados los modelos de referencia de proceso. Estos modelos son una forma de representación del proceso de negocio de la empresa donde la implantación está siendo realizada. Los modelos de referencia se desigualan en modelos que describen la situación vigente (llamado de modelos «AS-IS») y modelos que expresan la situación futura deseada (llamados de modelos «TO-BE»).

Entre todas las opciones disponibles en el modelo de referencia del sistema, se seleccionan las alternativas más adecuadas para atender a los requisitos de la empresa, de modo que el modelo AS-IS sea elaborado conforme a cada necesidad.

El servicio de Parametrización de la Aplicación provee la creación de estándares de parametrización del ambiente para atención del escenario propuesto. Garantiza el máximo provecho de las funcionalidades y permite la futura administración del sistema de forma independiente por parte del cliente.

Son realizadas las configuraciones y parametrizaciones iniciales de los estándares de registro y flujos de proceso. Es de fundamental importancia el compromiso de los usuarios clave en las actividades de configuración, con el objetivo de asegurar su satisfacción y el total dominio sobre los estándares establecidos. Después de la definición de los estándares, los usuarios clave dan continuidad al proceso y finalizan la entrada de los datos necesarios para completar la parametrización.

Simulaciones en escala reducida también son realizadas con el objetivo de validar los estándares definidos y garantizar el éxito en las actividades de multiplicación.

Las informaciones generadas por el servicio de Discovery (mapeo de los procesos y definición de los requisitos específicos del cliente) sirven como valiosa fuente de referencia para las actividades de parametrización.

Mas alla de que hayan sido buenas las capacitaciones y el compromiso del equipo en el proceso de implantación, es natural el surgimiento de dudas y cuestionamientos de los primeros pasos con el nuevo sistema.

El objetivo del servicio de Soporte al Go-Live es apoyar a los usuarios presencialmente para garantizar la entrada al sistema en producción y acompañar la utilización durante un período adecuado para una completa operacionalización de las nuevas soluciones.

Los usuarios se sentirán más confortables al inicio del uso de la nueva aplicación, pues habrá un consultor a su lado dedicado a la atención de cada cuestión. Las dudas iniciales son esclarecidas rápidamente y el nivel de atención que puede ser ofrecido en este momento es mucho mayor.

Otro beneficio importante es el auxilio en la superación de la resistencia a los cambios, natural en cualquier proceso de implantación de nuevas aplicaciones.

El Soporte al Go-Live es realizado en el momento de producción del sistema, donde los usuarios tendrán la libertad de cuestionar y aclarar sus dudas sobre la operación de las nuevas aplicaciones directamente con el consultor presente para apoyar en los trabajos.

La auditoría sobre un sistema de gestión es un acontecimiento que siempre trae incorporado un alto nivel de stress y ansiedad, por más preparada que esté la organización. Aunque los requisitos normativos estén claramente definidos, en tratándose de auditoría siempre existe espacio para interpretaciones y subjetividad. Hay siempre la posibilidad de un detalle pasar sin ser notado, colocando en juego todo el esfuerzo y dedicación empleados hasta el momento.

Con el intuito de minimizar riesgos y proporcionar más tranquilidad para el cliente en este momento tan importante y decisivo, SoftExpert ha dispuesto el servicio de Asistencia Pre-auditoría.

Un consultor de SoftExpert especializado en la norma ISO 9001 aplica un checklist para verificar si, del punto de vista de los sistemas de SoftExpert, todo se encuentra dentro de lo normal. Eventuales anomalías son inmediatamente identificadas y los planes de acción para su tratamiento pueden ser colocados en práctica en tiempo hábil.

Existen diversas situaciones típicas que merecen la debida atención antes de la realización de la auditoría, como por ejemplo, liberación de pendencias, alteración de plazos de planes de acción, permisos en los documentos y accesos al sistema, entre otros.

En tratándose de auditoría, prevenir es siempre mejor que curar.

Los procesos son la base del funcionamiento de una organización. Representan la manera en que la organización transforma entradas en salidas, agregando valor a sus productos y servicios, satisfaciendo a sus clientes y generando resultados.

Un proceso debidamente mapeado permite observar más allá de las actividades funcionales aisladas y proporciona una visión integrada y holística de estas actividades, convirtiéndose en un importante instrumento de gestión.

El servicio de mapeo de procesos exige un alto grado de experiencia y conocimiento. Metodologías y otros aspectos son fundamentales para el correcto mapeo de los procesos. Con un enfoque en esta necesidad, SoftExpert ofrece el servicio de Mapeo de Procesos. Un consultor de SoftExpert, especialista en mapeo de procesos, se convierte en el responsable de entrevistar, entender, esbozar y mejorar los procesos de su organización. Además, el consultor de SoftExpert tiene la capacidad de transferir el conocimiento de la metodología de mapeo de procesos a un conjunto de usuarios designados por el cliente.

Al final de este servicio, el cliente tendrá los procesos mapeados y diseñados, lo que facilitará enormemente su automatización y medición. Los servicios de automatización y medición no están incluidos en esta oferta, pero pueden ser adquiridos y se explican mejor a continuación en la sección de Automatización y Medición de Procesos.

Los procesos son la base de funcionamiento de una organización. Ellos representan la manera como la organización transforma entradas en salidas, agregando valor a sus productos y servicios, satisfaciendo sus clientes y generando resultados.

El mapeo de procesos ha permitido observar además de las actividades funcionales aisladas y provee una visión integrada y holística de estas actividades, transformándose en importante instrumento de gestión.

Mapear procesos es una tarea que exige tiempo y recursos. A pesar de tener su importancia reconocida, ni siempre las organizaciones poseen las condiciones ideales para priorizar esta actividad. Con objetivo en esta necesidad, SoftExpert ha dispuesto el servicio de Mapeo, Automatización y Medición de Procesos. Un consultor de SoftExpert especialista en las herramientas de procesos pasa a ser el encargado de transferir para el sistema todos los procesos y sus respectivos indicadores ya previamente definidos por el cliente, pero que aún no han podido ser insertados en el sistema. De esta forma, el equipo de profesionales del cliente puede dedicarse a actividades de mayor valor agregado para el negocio y dejar las tareas de cuño más operacional por cuenta de SoftExpert.

Automatización

Además al mapeo de los procesos, el consultor de SoftExpert, en conjunto con el cliente, también ha realizado un análisis para verificar la viabilidad para automatización del proceso vía componente SoftExpert Workflow, haciendo con que el flujo del mismo sea controlado automáticamente. La automatización de los procesos minimiza la transferencia de tareas, reduciendo así, los tiempos de ciclo. El sistema garantiza no solamente productividad perfeccionada, pero también que todas las instancias de proceso sigan las mismas reglas y estén de acuerdo con el modelo definido del proceso.

Medición

Además de mapear y automatizar, también es importante medir y monitorizar. La medición es pre-condición para la gestión efectiva de los procesos de la organización. En caso de que sea la opción del cliente, el consultor de SoftExpert también efectúa un análisis visando identificar indicadores apropiados que van a permitir medir y monitorizar el desempeño del proceso, todo de forma integrada vía componente SoftExpert Desempeño.