Praticidade e agilidade na administração das contas dos usuários. Estes são os principais pontos de destaque na integração das aplicações SoftExpert com o Microsoft Active Directory (AD). Como reflexo direto desta integração, tem-se ainda a rapidez na liberação do acesso às aplicações e a comodidade para os usuários, que não necessitam memorizar mais um nome de usuário e senha (entre tantos já existentes).

A integração com o Active Directory elimina a necessidade de cadastro e manutenção manual das informações administrativas, ou seja, aquelas ligadas aos usuários, áreas e funções (estrutura organizacional). Os processso ligados à atualização, desativação e inclusão destas informações são todos configurados para ocorrerem de forma automática e em sincronia com as mudanças efetuadas no Active Directory.

Através de configuração e rotinas específicas, os dados dos usuários, áreas e funções são importados para dentro dos módulos de administração e configuração das aplicações SoftExpert.

Um benefício adicional obtido com a integração com o Active Directory é a possibilidade de se efetuar o single sign-on, ou seja, uma vez conectado na rede, o usuário não necessita informar seu usuário e senha para acessar as aplicações SoftExpert. A autenticação ocorrida na rede já habilita o acesso às aplicações. A habilitação do single sign-on deve estar vinculada a políticas corporativas consistentes de segurança e autenticação.

Modalidades

A integração com o AD apresenta as seguintes modalidades de implementação: Standard e Advanced. Cada uma possui características, vantagens, desvantagens e esforço de implementação próprios. A seguir apresentamos informações detalhadas a respeito de cada uma delas.

Modalidade “Standard”

Escopo

• Autenticação no AD.
• Sincronização da matrícula, login, nome e e-mail do usuário no AD com a aplicação SoftExpert. A sincronização pode ser agendada para ser executada a intervalos determinados de tempo (sincronização geral, de todos os usuários) ou o sistema pode ser configurado para efetuar a sincronização no momento da entrada do usuário no sistema (sincronização individual, apenas do usuário que efetuou o login no sistema).

Vantagens

• Repositório único para autenticação do usuário.
• Rápida implementação.
• Possibilita o single sign-on (SSO) (verifique o item 8.Restrições).
• Usuários novos cadastrados no AD são importados para a aplicação SoftExpert durante a sincronização com as informações mínimas necessárias para acesso (matrícula, login, nome, e-mail).
• Se houver alterações de informações como Nome ou e-mail do usuário do AD, estas serão alteradas na aplicação SoftExpert no momento da sincronização.
• Usuários excluídos no AD são desabilitados automaticamente na aplicação SoftExpert após a sincronização.

Desvantagens

• Depois da sincronização, os novos usuários cadastrados no AD somente terão acesso à aplicação SoftExpert após alteração manual do grupo de acesso, área e função.
• Se não for utilizado um filtro para identificar os usuários do AD que deverão ser considerados para sincronização, todos os usuários cadastrados no AD serão importados automaticamente para a aplicação SoftExpert após a sincronização.

Esforço de implementação

• Mínimo: somente o campo escolhido para armazenamento da matricula do usuário no AD deverá ser o mesmo da matricula do SE Suite
• Os dados de matrícula, login, nome e e-mail deverão estar todos preenchidos no AD.

Modalidade “Advanced”

Escopo

• Autenticação no AD.
• Sincronização da matrícula, login, nome, e-mail, área e função do usuário no AD com a aplicação SoftExpert. A sincronização pode ser agendada para ser executada a intervalos determinados de tempo (sincronização geral, de todos os usuários) ou o sistema pode ser configurado para efetuar a sincronização no momento da entrada do usuário no sistema (sincronização individual, apenas do usuário que efetuou o login no sistema).
• Controle de área e função via AD.

Vantagens

• Repositório único para autenticação do usuário.
• Possibilita o single sign-on (SSO) (verifique o item 8.Restrições).
• Usuários novos cadastrados no AD são importados para a aplicação SoftExpert durante a sincronização com as informações necessárias para acesso (matrícula, login, nome, e-mail, área e função).
• Se houver alterações de informações como Nome, e-mail, área ou função do usuário do AD, estas serão alteradas na aplicação SoftExpert no momento da sincronização.
• Usuários excluídos no AD são desabilitados automaticamente na aplicação SoftExpert após a sincronização.
• Novos usuários já poderão ter acesso ao sistema automaticamente caso seja definido o grupo de acesso padrão para novos usuários.

Desvantagens

• As descrições de área e função que estão definidas nos usuários dentro do AD devem ser sempre iguais para a mesma área e função, do contrário, serão criados registros distintos para a mesma área/função dentro da aplicação SoftExpert. Exemplo: 
  • Usuário “A” -> Área: Tecnologia -> Função: Analista
  • Usuário “B” -> Área: Tecn. ->Função: Analista de Tecnologia
• Na prática, os usuários “A” e “B” trabalham na mesma área (Tecnologia) e possuem a mesma função (Analista de Tecnologia). Todavia, pelo fato de estarem escritas de forma diferente, a operação de sincronização criará duas áreas (Tecnologia e Tecn.) e duas funções (Analista e Analista de Tecnologia) na aplicação SoftExpert. Da mesma forma, caso já tenham sido cadastradas manualmente áreas e funções dentro da aplicação SoftExpert, a descrição destas deve ser exatamente igual às descrições que já foram informadas no AD. Caso contrário, duplicidades ocorrerão conforme explicado no exemplo citado.
• Os cuidados na manipulação das informações de área e função no AD e na aplicação SoftExpert deverão ser redobrados para que não ocorra a duplicação destas informações na aplicação SoftExpert.
• Se não for utilizado um filtro para identificar os usuários do AD que deverão ser considerados para sincronização, todos os usuários cadastrados no AD serão importados automaticamente para a aplicação SoftExpert após a sincronização.

Esforço para implementação

• Médio.
• O conteúdo dos campos matrícula, área e função no AD deverão ser exatamente iguais aos adotados na aplicação SoftExpert.
• Todos os usuários do AD que forem ter acesso ao sistema deverão ter os campos matricula, login, nome, e-mail, área e função devidamente preenchidos e conferidos no AD.

A variedade de conteúdo corporativo, aliada ao volume e velocidade crescente com que são gerados, é algo que tem preocupado muitos executivos. Diante disso, garantir que informações críticas para o negócio sejam capturadas e estejam prontamente disponíveis, torna-se uma tarefa cada vez mais desafiadora.
A integração entre a linha de scanners INfuse AX, desenvolvida pela Kodak Alaris e a plataforma SoftExpert Suite, simplifica o dia a dia das empresas que lidam com documentos em papel de maneira extensiva.
Mediante uma conexão perfeita entre hardware e software, um simples toque no painel do Scanner digitaliza o documento, podendo disparar um processo no SoftExpert Workflow, ou seu cadastro no SoftExpert Documento. É uma maneira eficiente de integrar o conteúdo aos processos de negócio.
A padronização e automatização do processo faz com que os documentos digitalizados sejam convertidos em informações úteis e possam ser utilizados com facilidade. Assim é possível garantir a segurança da informação, uma vez que o conteúdo é enviado diretamente para o sistema, sem passar por uma caixa de e-mail, ou compartilhamento de rede, o que reduz as possibilidades de violação das informações e faz com que todo o processo de captura seja mais fácil, rápido e inteligente.
Os equipamentos precisam somente de uma conexão com a internet para operar. Toda a solução funciona em nuvem, desde a configuração dos equipamentos até a publicação e gerenciamento dos documentos. É possível executar atividades e consultar documentos a partir de um web-browser, de um smartphone ou de um tablet, a qualquer hora e em qualquer lugar.
Essa tecnologia garante a integridade das informações, é fácil de usar e de rápida implementação, atendendo a uma ampla variedade de segmentos, incluindo serviços financeiros, educação, saúde, seguros, governo, comunicações, energia, logística e transporte, entre outros.

Mais do que nunca, nenhum sistema pode ser considerado uma ilha. Assim como os processos de uma organização são interconectados, o mesmo ocorre com os sistemas que dão suporte a estes processos. As tecnologias atuais permitem que aplicações de diferentes fornecedores sejam integradas de maneira inteligente e produtiva, elevando a níveis diferenciados os benefícios da Tecnologia da Informação para as organizações.

A arquitetura de integração das aplicações SoftExpert cumpre com as principais necessidades de interface que o mercado exige durante o processo de implantação de uma integração. Além do apoio ao uso dessa arquitetura, necessidades específicas de importação, exportação ou integração direta com sistemas ou ambientes externos podem ser trabalhadas de forma personalizada.

Através do uso de tecnologias como ferramentas ETL (Extract-Transform-Load), Web Services, API’s e do mecanismo nativo de integração da SoftExpert, necessidades específicas de integração podem ser trabalhadas caso-a-caso no ambiente do cliente.

A integração entre aplicações é uma das melhores opções para evitar a redundância de entrada de dados e garantir sua integridade, uma vez que existe apenas uma porta de entrada para as informações. Adicionalmente, ganhos significativos são obtidos em termos de economia de tempo e fluidez dos processos.